La Contabilidad Analítica o de costes se utiliza para estudiar en profundidad y en todo detalle la forma en que se distribuyen los costes e ingresos de una empresa. Podríamos decir que es un tipo de contabilidad a medida. Primero de todo nos sirve para mejorar la productividad de nuestra organización y tener una mejor gestión y análisis de datos. Según la información que necesita el empresario, se generan unos códigos que introducimos cuando contabilizamos las facturas. Por lo tanto, la información que generamos nos va a ayudar a una mejor toma de decisiones empresariales y a tener un mayor control de nuestra empresa.
Hoy en día no es obligatorio llevar una contabilidad analítica o de costes. Pero os vamos a explicar, a modo de ejemplo, las ventajas que supone llevarla. Además, cómo ayuda, al propietario/gerente, a tomar las mejores decisiones empresariales para su negocio y darle así el impulso que necesita para que sea un negocio rentable.
Caso práctico de Contabilidad Analítica o de Costes
Hace unos meses nos vino un cliente propietario de varias Casas Rurales situadas por diversos puntos de la península (Comunidad de Madrid, Catalunya y País Vasco). También quería conocer la situación actual de la empresa. Su principal problema era que, aunque tenía un sistema informático de contabilidad y, mensualmente, introducía todas las facturas emitidas y recibidas, extractos de las diferentes cuentas bancarias que tenía, etc. no existía claridad y certeza en el negocio, es decir no había un control detallado del mismo.
Además, nuestro cliente no tenía claro qué áreas de la empresa le resultaban rentables. Es decir, sabía que a finales de año el negocio tenía beneficios. Pero no sabía exactamente cuál de sus Casas Rurales le ocasionaba más gastos y cuál no. Al hablar de si un negocio nos resulta rentable nos referimos a la capacidad que tiene éste de generar beneficios. Es decir, que la diferencia entre sus ingresos y gastos sea suficiente para mantenerse de manera sostenible.
Cómo distribuimos los centros de coste
Claro está que cada negocio es diferente, primero vimos qué necesidad de información y análisis necesitaba nuestro cliente. Después pusimos en marcha unos códigos analíticos para imputar gastos e ingresos a cada código. Por ejemplo:
– Un código MAD para la casa situada en la Comunidad de Madrid.
– Un código CAT si la casa estaba situada en Cataluña.
– I otro código VAS para la casa situada en el País Vasco.
Establecimos indicadores estratégicos (KPI), el objetivo de los cuales era medir el estado actual de todas las casas rurales. Por ello, consideramos importante determinar si la casa en cuestión era rentable. Qué elementos se podían mejorar exactamente, cuánto se ingresó y cuáles fueron los gastos por cada una de ellas.
De esta forma, nuestro cliente supo en todo momento y a tiempo real, los beneficios que le aportaba cada Casa Rural. Pudiendo así,
mejorar el rendimiento de las mismas por tener una información detallada de todas sus casas.
Finalmente, concluir que para tener un mayor control de todo negocio, la contabilidad analítica o de costes es una herramienta que nos resulta imprescindible para conocer al detalle la situación actual de toda empresa. Porque nos ayuda a tener un mayor control de los gastos e ingresos de nuestro negocio y poder hacer una previsión de futuro en el momento oportuno.